„Microsoft 365“ sudaro daugybė įvairių programų ir sprendimų. Nors dažnai nutinka taip, kad apsiribojama tik „Word“ ir „Excel“ naudojimu, nes žmonės nežino MS licencijose numatytų galimybių. Vienas iš tų, ką siūlo „Microsoft“, yra internetinis darbo eigos automatizavimo sprendimas, sujungiantis įvairias programas ir paslaugas. „Microsoft“ automatizavimo sprendimas anksčiau buvo vadinamas „Microsoft Flow“, dabar – „MS Power Automate“. Kaip ir „PowerApps“ bei „Power BI“, „Power Automate“ yra „Microsoft Power“ produktų grupės dalis. Įmonėms, kurios jau naudoja „Microsoft“ produktus, tai tikriausiai yra greičiausias ir lengviausias būdas automatizuoti verslo procesus ir pasikartojančią veiklą. 

Automatikos privalumai 

„Power Automate“ leidžia komandoms įmonės viduje ir įmonių grupėje greičiau keistis informacija ir atlikti darbus. Automatika taip pat padeda išvengti klaidų. Kai duomenys iš sistemų į dokumentus įrašomi ne rankiniu būdu, o automatiškai – klaidų rizika sumažėja. Greitas duomenų, pasiūlymų ir dokumentų pateikimas gali būti ir svarbus argumentas klientų pasitenkinimui užtikrinti. Pradėti naudotis automatizavimo galimybe galima nuo gana paprastų užduočių. Kai kuriais atvejais net automatinis PDF dokumentų kūrimas gali sutaupyti daug laiko. Sudėtingų darbo eigų automatizavimas suteikia dar daugiau privalumų. Pavyzdžiui, automatinis dokumentų kūrimas gali sutaupyti daug laiko sudėtinguose procesuose, kuriuose dalyvauja keletas vartotojų ir naudojami skirtingi duomenų šaltiniai. Tačiau būtina automatizavimo sąlyga yra standartizacija, nes visus svarbius veiksmus galima atlikti tik tuo atveju, jei procesai vyksta pagal tą patį modelį. 

Šablonai 

„Microsoft“ pateikia daugybę paruoštų šablonų, kurie supaprastina programos naudojimą ir pateikia idėjų, kam galima naudoti „Power Automate“. Šablonai yra lengvai pritaikomi įmonės procesams. Pirmiausia sukuriamas tinkamas dokumentų šablonas, kad visi sukurti dokumentai atrodytų harmoningai. Pakeitimus šablonuose užtenka atlikti tik vieną kartą, teksto moduliai, klientai ir produkto duomenys įvedami automatiškai. 

 „Power Automate“ gali būti naudojamas, pavyzdžiui: 

  • siunčiant el. laiškus priminimus;  

  • skiriant pasikartojančias užduotis; 

  • siunčiant automatinius el. laiškus užbaigus veiklą; 

  • automatizuotų sutarčių registrų kūrimui; 

  • dokumentų perkėlimui į archyvų katalogus; 

  • automatizuotiems patvirtinimo procesams. 

Automatinio failų sinchronizavimo pavyzdys 

Sinchronizuoti galima skirtingų vartotojų „OneDrive“ failus. Tokiu atveju, neliks būtinybės failus siųsti rankiniu būdu. Jei naudojate kelias „OneDrive“ paskyras ir norite greitai pasiekti jų turinio pakeitimus, tai galima lengvai padaryti naudojant MS pateiktą šabloną, kuris peržiūri vieną aplanką ir nukopijuoja duomenis į kitą. Šabloną taip pat galima naudoti tarp dviejų vienos paskyros aplankų. 

Įrenginių valdymo pavyzdys 

Jei įmonėje dirba 500 darbuotojų, jie naudoja apie 1000 išmaniųjų įrenginių. Kasmet vidutiniškai tenka pakeisti nuo 200 iki 250 įrenginių. Taigi 3-6 kompiuteriai ar mobilieji telefonai įmonėje yra nuolat keičiami. Tai padaryti kur kas lengviau sukūrus „Sharepoint“ formą, kurią darbuotojas užpildo, įrašydamas, kokio naujo įrenginio nori. Iš ten informacija automatiškai siunčiama jo vadovui patvirtinti, o vėliau – IT skyriui, kuris gavęs užklausą surenka pasiūlymus ir pažymi lentelėje, kai įrenginys yra užsakytas. 

Sutarčių valdymo pavyzdys 

Sutarčių valdymui bendrovė sukuria „Sharepoint Online“ lentelę, kurioje saugomos sutartys ir su sutartimis susijusi informacija, įskaitant sutarčių galiojimo datas. Su „MS Power Automate“ galima sukurti taisyklę, kad artėjant sutarties galiojimo pabaigai būtų išsiunčiamas el. laiškas pageidaujamiems gavėjams, pvz., klientui ar už konkrečią sutartį atsakingam darbuotojui.  

Kiek kainuoja galimybė naudotis „Power Automate“? 

„Power Automate“ yra „MS 365“ dalis. Jei jūsų įmonė turi galiojančią licenciją, greičiausiai jūs galite naudotis šiomis galimybėmis. Jei ne, gali tekti gauti administratoriaus leidimą (admin request).  

Blog