Biudžetavimas su „Power BI“ ir „Office 365“

Kiekviena veiklos tikslus nusistačiusi įmonė turi reguliariai matuoti savo rezultatus. Tik taip galima objektyviai vertinti, tinkami jie ar ne. Biudžetas leidžia išmatuoti, ar įmonė laikosi savo finansinių tikslų. Kiekvienas biudžetas tai tikėtinų veiklos rezultatų modelis, pagrįstas pardavimo (pajamų) prognoze, parduotų prekių savikaina ir veiklos sąnaudomis, tokiomis kaip darbuotojų išlaidos, biuro išlaidos, rinkodaros išlaidos, MTEP išlaidos ir kt. 

Trumpai tariant, biudžete numatoma: 

  • veiklos strategijos įgyvendinimo finansinis planas, 
  • gairės veiklą planuojantiems tiesioginiams vadovams, 
  • investicijų grąža, 
  • galimų nukrypimų priežastys.  

Biudžeto kūrimas 

Biudžeto kūrimas paprastai prasideda nuo tiesioginio vadovo sukurtų prognozių. Galime tai pavadinti įprasto verslo biudžetu. 

Maždaug trys ketvirtadaliai aukščiausio lygio vadovų ir partnerių skiria laiko ilgalaikiams tikslams išsigryninti. Jie įvertina įvairių segmentų rinkos galimybes ir numato augimo galimybes. Tai suteikia pagrindo atnaujinti pardavimo prognozes ir apskaičiuoti būtinas investicijas. 

Tam, kad organizacija pasiektų atnaujintus tikslus, turi būti atnaujinti ir veiklos rodikliai. Veiklos rodikliai yra indikatoriai, kurie anksčiausiai parodo, kaip organizacijai sekasi siekti savo tikslų. Paprastai remiamasi šiais veiklos tikslais ir pagrindiniais našumo rodikliais (KPI): 

  • Kiek parduodančių skambučių pardavėjas turi atlikti, kad srautai išliktų tvarūs? 
  • Kiek sandorių tyri įvykti, kad būtų galima išlaikyti prognozuotus pardavimus? 
  • Koks turėtų būti klientų pasitenkinimo lygis? 
  • Per kiek laiko turėtų būti išspręsta problema? ir t. t. 

Sudarius finansinį biudžetą iš investicijų ir atnaujintų rezultatų lūkesčių, galima sudaryti veiklos biudžetą, kuris sujungia finansinius duomenis ir veiklos rodiklius į vieną platformą, skirtą tiesioginiams vadovams, kad bet kuriuo metu būtų galima įvertinti veiklos ir rezultatų ryšį. 

Nuo tada organizacijos sklandžiai pereina prie nuolatinio biudžeto. Kai kurios bendrovės laikosi labai griežtos politikos ir biudžetą ir/ar prognozes atnaujina kiekvieną ketvirtį. Paprastai pirmasis atnaujinimas atliekamas birželio mėnesį, pradedant nuo trečiojo ketvirčio. 

Šiame metode pasirinktas vasaros vidurys, nes pradėti atnaujinti biudžetą jau nuo antrojo ketvirčio reiškia, kad atnaujinimai turi būti pateikti jau kovo mėnesį, t. y. I ketvirčio pabaigoje. Tačiau paprastai tai per trumpas laikotarpis, kad būtų galima susidaryti realų įspūdį apie tai, kaip iš tikrųjų vyksta darbai. 

Vidutiniškai organizacijos vieną biudžeto peržiūrą atlieka birželio ir/arba liepos mėnesiais, o kitą – spalio mėnesį. Spalis yra geras laikas suprasti, kaip sekasi po vasaros atostogų, o pardavimai turi daugiau ar mažiau galiojančius IV ketvirčio planus. 

Brandžiose organizacijose toks biudžeto sudarymo procesas yra standartas, o „Primend“ tokio biudžeto sudarymo procesui palaikyti naudoja standartinius „Office 365“ ir „Power BI“ įrankius. 

Tai paprasta su „Sharepoint“, „Excel“ ir „Power BI“ 

Kai kurios organizacijos naudoja specializuotą biudžeto sudarymo įrankį. Šis įrankis paprastai yra gana brangus ir jame įdiegiamos naujos sąsajos, kurias žmonės turi išmokti. Pastebėjome, kad „Microsoft Office 365 SharePoint“, „Office 365 Excel“ ir „Power Platform“ suteikia visas reikalingas funkcijas įprastoje sąsajoje, kurią lengva naudoti ir saugu valdyti. 

„Microsoft 365 SharePoint“ ir „Excel“ teikia: 

  • aplinką bendrai redaguoti biudžeto lenteles, 
  • visi biudžeto modelio skaičiavimai gali būti įtraukti į „Excel“, 
  • skirtingi skyriai gali laikyti savo biudžetą atskiruose failuose, 
  • „SharePoint“ suteikia patogią biudžeto ir prognozių aplankų struktūrą, 
  • „SharePoint“ turi integruotas „Microsoft 365“ saugos funkcijas, pvz., versijų valdymą, prieigos valdymą, perspėjimą apie pakeitimus ir kt., 
  • „Power BI“ nuolat atnaujina einamųjų, praėjusių metų, biudžeto ir palyginimo duomenis, 
  • „Power BI“ pateikia vizualiai patrauklius KPI rodiklius ir diagramas, kurios pagerina komunikaciją, 
  • vaidmenimis pagrįsta sauga gali būti naudojama, siekiant suteikti prieigą tik prie dalies ataskaitos duomenų, 
  • naudojant „Power Platform“ įrankius galima sukurti darbo eigas ir duomenų įvedimo formą, 
  • Patvirtinimo darbo eigas ir duomenų įvedimo formą galima sukurti naudojant „Power Platform“ įrankius. 

Paprastai ir greitai įgyvendinama 

Įdiegimas paprastai būna nesudėtingas, nes žmonėms nereikia mokytis dirbti su naujais įrankiais ir jie gali produktyviai dirbti nuo pat pirmos dienos. Daugiausia laiko paprastai užima biudžeto sudarymo proceso standartizavimas ir susitarimas dėl geriausiai informaciją perteikiančių vaizdinių priemonių.