Rinkodaros veiklai ir geresnei jūsų patirčiai užtikrinti mes naudojame trečiųjų šalių paslaugų slapukus. Daugiau apie tai, kaip naudojame slapukus ir kaip galite juos valdyti, skaitykite spustelėję „Privatumo nuostatos“.

6 priežastys, kodėl turėtumėte kurti atsargines „Teams“ kopijas

Autorius: Laikas: 2022 m. lapkričio 28 d.

Tinklaraščio įrašo tęsinys: Kaip sukurti atsarginę „Microsoft Teams“ kopiją?

Kaip jau minėjau, jei norite sukurti atsarginę „Teams“ kopiją, turėtumėte sukurti ir atsarginę „Office 365“ kopiją. Nėra kito kelio. Žmonės dažnai galvoja, kad naudojantis debesų programomis ir ten saugant savo duomenis, nebereikia rūpintis niekuo kitu. Iš dalies tai tiesa – jei naudojate „ready-made“ programą kaip paslaugą debesyje, jums nereikės rūpintis programinės įrangos atnaujinimais, pataisymais, technine įrangos priežiūra, elektros tiekimo nutraukimais ir pan.

Kadangi „Microsoft“ rūpinasi tokiomis paslaugų valdymo užduotimis, greičiausiai daugelis galvoja, kad jiems visiškai nereikia rūpintis, kad atsarginės kopijos paslauga yra įskaičiuota į paketo kainą ir jų duomenys yra pilnai apsaugoti.

Kita priežastis, kodėl žmonės negalvoja apie „Office 365“ atsarginę kopiją yra ta, kad ilgą laiką nebuvo gero sprendimo atsarginėms debesijos paslaugų kopijoms kurti. Dauguma atsarginių sprendimų vis dar buvo sukurti vietiniams serveriams.
Bet kuriuo atveju, dabar jau žinome, kad kurti atsargines „Office 365“ duomenų kopijas yra labai svarbu. Ypač, jei naudojatės „Teams“.

Tiesą sakant, yra mažiausiai 6 svarbios priežastys, kodėl reikia kurti atsargines „Office 365“ duomenų kopijas:

I priežastis: netyčinis duomenų ištrynimas

Pirmoji priežastis, kodėl „Office 365“ atsarginė kopija tokia svarbi yra ta, kad ji gali apsaugoti reikalingus duomenis, jei vartotojas juos netyčia ištrintų. Pavyzdžiui, galima netyčia ištrinti reikiamus kontaktus ar failus. Visi žinome, jog taip gali atsitikti duomenims, kurie yra saugomi vietiniuose serveriuose. Bet tiesa yra ta, kad labai lengvai taip nutikti gali ir debesyje. Vartotojas taip pat gali pakeisti svarbius duomenis neteisingais. Abiem atvejais, labai svarbu turėti galimybę atkurti savo duomenis.

Gera naujiena yra ta, kad „Microsoft“ leidžia atkurti netyčia ištrintus duomenis. Jei vartotojas netyčia ištrina failą „OneDrive“ saugykloje, failui atkurti galima naudoti „OneDrive“ šiukšlinę. Be to, jei vartotojas netyčia ištrina jam reikalingą el. laišką, jis gali jį atkurti iš ištrintų elementų aplanko. 

Šios parinktys padeda, tačiau jos nėra tobulos. Pirma, vartotojai gali nežinoti, jog tokios parinktys egzistuoja. Antra, „Office 365“ ištrintus duomenis saugo tik tam tikrą laikotarpį. Pasibaigus saugojimo periodui, duomenys ištrinami visam laikui ir nėra jokio kito būdo juos atkurti, kaip tik iš atsarginės kopijos. Verta paminėti ir tai, kad „Microsoft“ siūlomi atkūrimo mechanizmai gali nepadėti, jei duomenys yra perrašomi.

Apibendrinant galima teigti, kad „Microsoft“ paslaugų pakete esančios atkūrimo priemonės veikia, tačiau tik iki tam tikro momento. Jos neprilygsta pilnam atsarginės kopijos sprendimui.

II priežastis: teisiniai ir atitikties reikalavimai

Antroji priežastis, kodėl būtina atsarginė „Office 365“ kopija, yra ta, kad be jos labai sunku laikytis duomenų apsaugos taisyklių. Kai kurios įmonės privalo saugoti duomenis tam tikrą laikotarpį. Iš pradžių tokios taisyklės galiojo el. laiškams, tačiau jos gali būti taikomos ir „Teams“ duomenims. Žinome ir tai, kad negalint to užtikrinti, kai kuriais atvejais gali būti skiriamos netgi finansinės nuobaudos.

Tiesa, ne visos įmonės privalo saugoti duomenis. Tačiau įmonė gali turėti vidines duomenų saugojimo taisykles. Įmonė gali norėti saugoti duomenis iki tam tikro senaties termino. Tokios taisyklės gali padėti įmonei apsisaugoti nuo piktybiškai besielgiančių vartotojų ir teisinių rūpesčių.

Geriausias būdas įsitikinti, kad duomenys saugomi laikantis taisyklių arba verslo reikalavimų, yra kurti atsargines duomenų kopijas ir priskirti atitinkamas duomenų saugojimo strategijas. Tada galima būti tikriems, kad atsarginės duomenų kopijos bus išsaugotos reikiamą laikotarpį.

III priežastis: sudėtinga išlaikymo politika ir jos trūkumai

Trečioji priežastis, kodėl verta kurti atsarginę „Office 365“ aplinkos kopiją yra sudėtinga saugojimo politika.

Kiek anksčiau trumpai užsiminiau, kad kai kurios įmonės privalo saugoti duomenis tam tikrą laiko tarpą, o kitos saugo juos pagal vidines įmonės tvarkos taisykles. Nepriklausomai nuo priežasčių, kodėl buvo nustatytos duomenų saugojimo taisyklės, jas taikyti gana sudėtinga.

Pagrindinė priežastis, kodėl duomenų saugojimas sudėtingas, yra ta, kad įmonėje nėra centralizuoto sprendimo, kaip valdyti duomenų politiką. Trumpam pagalvokime apie tai. Pavyzdžiui, duomenų apsaugos politika, skirta verslui svarbiai programai, neturi ryšio su tokiomis paslaugomis kaip „Microsoft Exchange Online“ ar „SharePoint“.

Problema ta, kad negalime įdiegti ir valdyti centralizuotų duomenų saugojimo taisyklių įvairiose programose, todėl gali atsirasti neatitikimų ir klaidų. Labai sunku nustatyti, ar duomenų saugojimo taisyklės įjungtos visose įmonės programose ir duomenų rinkiniuose, ar laikomasi vienodos duomenų saugojimo politikos ir pan.

Čia gali atrodyti, kad duomenų saugojimo politika visiškai nesusijusi su „Office 365“ ir „Microsoft Teams“ atsarginėmis kopijomis. Tačiau prisiminkime, ką jau aptarėme anksčiau – „Teams“ savo duomenis saugo skirtingose „Office 365“ vietose.

Geras atsarginės kopijos sprendimas padeda laikytis duomenų saugojimo taisyklių. Jei nustatote pilną „Office 365“ atsarginės kopijos sprendimą, visi „Office 365“ duomenys bus saugomi jūsų nustatytoje centrinėje vietoje. Tai reiškia, kad jūsų atsarginėje kopijoje yra „Exchange“, „SharePoint“, „OneDrive“ ir kitų „Office 365“ paslaugų ir programų duomenys – visos vietos, kuriose saugomi „Teams“ duomenys, turi atsarginę kopiją. Ir tai yra tikras laimikis, nes atsarginėje kopijoje saugomi labai skirtingų tipų duomenys, o jūs galite nustatyti atsarginės kopijos duomenų saugojimo politikos taisykles, kurios dera su nustatytomis taisyklėmis.

IV priežastis: vidinės saugumo rizikos

Viena iš priežasčių, kodėl svarbu kurti atsarginę „Office 365“ aplinkos kopiją, yra ta, kad ji apsaugo ir nuo vidinių saugumo rizikų. 

Vidinio saugumo pavojų yra įvairių, bet paprastai jie susiję su piktų ketinimų turinčiais vartotojais. Visi žinome istorijų apie darbuotojus, kurie buvo atleisti arba kuriems gresia atleidimas ir kurie prieš išeidami ištrina didelius duomenų kiekius. Taip pat teko girdėti apie darbuotojus, kurie nėra patenkinti savo įmonėmis ir pradeda tyčia gadinti IT sistemas.

Žinoma, 100 proc. apsisaugoti nuo saugumo rizikų įmonės viduje neįmanoma. Negalime numatyti, kada kas nors gali pasielgti piktavališkai. Galime jausti ir matyti piktavališkų ketinimų požymius, tačiau labai sunku numatyti, ką kas nors iš tikrųjų gali padaryti.

Vienas iš svarbiausių dalykų, kuriuos galite padaryti vidinėms saugumo rizikoms suvaldyti – įdiegti gerą atsarginės kopijos sprendimą ir sukurti atkūrimo planą. Atsarginė kopija nepanaikina tikimybės, kad vienas iš darbuotojų kažkaip pakenks jūsų duomenims, tačiau suteikia jūsų įmonei galimybę ištaisyti situaciją, jei kas nors panašaus nutiktų.

V priežastis: išorinės saugumo rizikos

Kaip pavojų įmonės duomenų saugumui gali sukelti piktybiškas darbuotojas, lygiai taip pat tai padaryti gali ir išorinio pasaulio veiksniai. Jūs tikriausiai žino tokias rizikas, kaip, pavyzdžiui, įsilaužimai, išpirkos reikalaujančios programas ir pan.

Vienintelis būdas apsisaugoti nuo išpirkos reikalaujančių atakų – įdiegti įmonėje „Zero Trust“ informacijos saugumo modelį. Deja, „Zero Trust“ modelis tinka ne visoms įmonėms, nes gali trukdyti verslo procesus ir įprastus žmonių kasdienius darbus. 

Geriausias būdas įmonei susidoroti su išorinėmis atakomis yra taikyti apsaugą iš esmės. Tai reiškia, kad reikia įdiegti daugybę vienas kitą papildančių arba persidengiančių gynybinių mechanizmų skirtinguose sluoksniuose ar matmenyse, kad norėdamas pakenkti saugomam turtui užpuolikas turėtų juos visus pralaužti. Jei užpuolikas ar kenkėjiška programa prasiskverbia į vieną apsauginį sluoksnį, kitas gynybinis mechanizmas padeda užkirsti kelią atakai arba sumažinti nuostolius.

Labai svarbu turėti gerą atsarginės kopijos strategiją, kuri padėtų valdyti išorines saugumo rizikas. Jūsų atsarginės kopijos yra paskutinė gynybinė linija ir tai yra itin svarbu norint normalizuoti situaciją po pasisekusios atakos. 

Tik pagalvokite, kas nutiktų, jei, pavyzdžiui, jūsų duomenis užšifruotų išpirkos reikalaujančios programos. Taip atsitikus tektų rinktis – mokėti išpirką, kad susigrąžintumėte duomenis ar atkurti atsarginę kopiją. Mokėti išpirką niekada nėra gera idėja. Taip tik dar labiau paskatintume užpuolikus ir negautume jokios garantijos, kad duomenys bus sugrąžinti. Kur kas paprasčiau yra turėti galimybę atkurti duomenis iš atsarginės kopijos nei būti verčiamam mokėti išpirką.

VI priežastis: hibridinių aplinkų valdymas ir migracija

Šeštoji situacija, kai iškyla „Office 365“ atsarginės kopijos svarba yra tada, kai naudojama hibridinė aplinka. Pavyzdžiui, kai kurių „Teams“ vartotojų el. laiškai yra vietiniame „Exchange“ serveryje, o kai kurie – „Office 365“ debesyje. Ar tokioje situacijoje prasminga kurti tik vietinių pašto dėžučių atsargines kopijas? Primenu, kad pašto dėžutėse saugomi ne tik elektroniniai laiškai, bet ir „Teams“ duomenys.

Idealiu atveju, savo duomenis apsaugoti norinti įmonė turėtų naudoti panašų atsarginės kopijos sprendimą tiek debesyje, tiek savo serverinėje.

Atsarginė kopija taip pat padeda migracijos ar nelaimingų atsitikimų atveju – kai dėl kokios nors priežasties nustoja veikti vietinis „Exchange“ serveris, atsarginės kopijos duomenys gali būti naudojami greitam savo serveryje buvusių pašto dėžučių perkėlimui į debesį.

Sužinokite daugiau iš tinklaraščio įrašo: Kaip sukurti atsarginę „Microsoft Teams“ kopiją?

Atidžiau pažvelkite į atsarginės kopijos sprendimą

 

Gaukite pasiūlymą

Prenumeruoti naujienlaiškį