Kam reikalingos „Office 365“ duomenų kopijos?

Ar kontroliuojate savo „Office 365“ duomenis? Ar turite prieigą prie visų elementų, kurių jums reikia? „Microsoft“ rūpinasi šiais reikalais ir teikia puikias paslaugas savo klientams. Tačiau pagrindinis „Microsoft“ dėmesys skirtas „Office 365“ infrastruktūros valdymui ir maksimaliam vartotojų veikimo laiko užtikrinimui. Gana plačiai paplitus klaidinga nuomonė, kad „Microsoft“ jūsų vardu sukuria pilnas jūsų duomenų atsargines kopijas. Tačiau tai nėra tiesa ir toks mąstymas gali turėti rimtų pasekmių, jei niekas neprisiims atsakomybės. 

Vis tik turėtumėte įsitikinti, kad turite prieigą prie „Exchange Online“, „SharePoint Online“, „OneDrive for Business“ ir „Microsoft Teams“ duomenų ir galite juos valdyti.

Šiame įraše apžvelgiame pavojus, kas nutinka jei savo arsenale neturite „Office 365“ atsarginės kopijos ir kaip „Microsoft Office 365“ atsarginės kopijos sprendimai pašalina ilgalaikio saugojimo ir duomenų apsaugos trūkumus.

Paplitusi klaidinga nuomonė apie „Office 365“ 

Nesusipratimas kyla kai iki galo neišsiaiškinama, kokia yra „Microsoft“, o kokia faktinė vartotojo atsakomybės už apsaugą ir ilgalaikį „Office 365“ duomenų saugojimą. Dažnai skiriasi tai, kokias atsarginės kopijos ir atkūrimo galimybes teikia „Microsoft“ ir tai, ką vartotojai mano gaunantys.

„Microsoft Office 365“ teikia geografinį dubliavimą, kuris dažnai painiojamas su atsargine kopija. Atsarginė kopija padaroma tada, kai sukuriama ankstesnių duomenų kopija ir išsaugojama kitoje vietoje. Tačiau dar svarbiau, kad turėtumėte tiesioginę prieigą prie atsarginės kopijos ir ją valdytumėte. Taigi, pavyzdžiui, jei duomenys dingsta, netyčia yra ištrinami ar prarandami per kenkėjišką išpuolį – galėtumėte greitai juos atstatyti. Kita vertus, geografinis dubliavimas apsaugo svetainę ar techninę įrangą nuo gedimo, todėl įvykus infrastruktūros gedimui jūsų darbuotojai galės toliau produktyviai dirbti ir dažnai net nepastebės šių giluminių problemų. 

Atsakomybės pasidalijimas

Vietiniame duomenų centre visas masyvas priklauso jums. Kai persikeliate į debesį, kai kurios atsakomybės perduodamos „Microsoft“. Diagrama apačioje iliustruoja jūsų ir „Microsoft“ atsakomybes, priklausomai nuo pasirinkto masyvo diegimo tipo. 

Pasirinkus bet kurį debesų diegimo tipą, jūsų duomenys ir tapatybės priklauso jums. Jūs esate atsakingi už savo duomenų ir tapatybės apsaugą ir saugumą, įskaitant vietinius išteklius ir jūsų valdomus debesies komponentus (kurie skiriasi priklausomai nuo paslaugos tipo).

Nepriklausomai nuo diegimo tipo, jūs visada esate atsakingas už:
duomenis,
galutinius taškus,
paskyrą,
prieigos valdymą.

7 priežastys, kodėl „Office 365“ kopijos yra kritiškai svarbios

„Microsoft Office 365“, būdama tvirta ir galinga programinės įrangos kaip paslaugos platforma (angl. Software as a Service, SaaS), puikiai atitinka daugelio organizacijų poreikius. „Office 365“ užtikrina programų pasiekiamumą ir veikimo laiką, kad jūsų vartotojai nieko nepraleistų, tačiau „Office 365“ atsarginė kopija gali apsaugoti jus nuo daugelio kitų saugumo grėsmių.

#1 Netyčinis ištrynimas

Jei ištrinsite vartotoją, nesvarbu, to norėjote ar ne, šis ištrynimas kartojamas visame tinkle – taip bus ištrinta vartotojo „OneDrive for Business“ paskyra ir pašto dėžutė.

„Office 365“ tik ribotai apsaugo savo šiukšliadėžę ir versijų istoriją nuo duomenų praradimo, todėl paprastas atkūrimas iš tinkamos atsarginės kopijos gali tapti didele problema po to, kai „Office 365“ jau visam laikui ištrynė duomenis geografinio dubliavimo metu arba jei saugojimo laikotarpis baigėsi.

„Office 365“ platformoje yra dviejų tipų ištrynimai – „minkštasis“ (skirtas laikinai ištrinti) ir „kietasis“ (ištrinama visam laikui). „Minkštojo“ ištrynimo pavyzdys – ištrintų elementų aplanko ištuštinimas. Sakoma, kad jis „Visam laikui ištrintas“ (angl. Permanently Deleted), tačiau šiuo atveju „visam laikui“ nėra visiškai „visam laikui“, nes šį elementą vis tiek dar galima rasti Atstatomų elementų aplanke (angl. Recoverable Items folder). „Kietasis“ ištrynimas yra tada, kai elementas pažymimas taip, kad būtų visiškai ištrintas iš pašto dėžutės duomenų bazės. Kai tai nutinka, duomenys yra neatstatomi. 

#2 Saugojimo politikos spragos ir painiava

Spartus verslo tempas skaitmeniniame amžiuje lemia nuolat besikeičiančias taisykles, įskaitant duomenų saugojimo politiką, kurią sunku suspėti sekti, jau nekalbant apie jos valdymą. Kaip ir „minkštasis“ ar „kietasis“ ištrynimas, „Office 365“ turi ribotą atsarginių kopijų ir informacijos saugojimo politiką. Ji padeda tik tam tikrose situacijose praradus duomenis, bet tai nėra visapusiškas atsarginės kopijos sprendimas.

Kito atkūrimo būdo – pašto dėžutės elementų atkūrimo tam tikru momentu – „Microsoft“ nepalaiko. Jei ištinka katastrofa, atsarginės kopijos sprendimas gali suteikti galimybę grįžti į tam tikrą laiko momentą iki ištinkant problemai ir taip gerokai palengvinti gyvenimą. 

Naudojant „Office 365“ atsarginės kopijos sprendimą, nėra jokių duomenų saugojimo politikos spragų ar duomenų atkūrimo trikdžių. Trumpalaikės atsarginės kopijos ar ilgalaikiai archyvai, individualus ar atkūrimas nustatytu laiku – viskas valdoma jūsų pirštų galiukais, todėl duomenų atkūrimas yra greitas, lengvas ir patikimas.

#3 Vidinės saugumo grėsmės

Kalbant apie saugumo grėsmes, pirmoji į galvą ateinanti mintis – įsilaužėliai ir virusai. Tačiau grėsmių verslai patiria ir iš vidaus, ir jos pasitaiko dažniau nei manote. Organizacijos dažnai tampa aukomis dėl grėsmių, kurias tyčia ar netyčia sukelia patys darbuotojai.

Prieiga prie failų ir kontaktų keičiasi taip greitai, kad gali būti sunku sekti tuos, kuriais labiausiai pasitikite. „Microsoft“ neturi galimybės atpažinti, ar tai nuolatinis darbuotojas, ar laikinai dirbantis asmuo bando ištrinti įmonei svarbius duomenis. Be to, kai kurie vartotojai nesąmoningai kelia rimtų grėsmių, atsisiųsdami užkrėstus failus arba netyčia nutekindami vartotojų vardus ir slaptažodžius svetainėse, kuriomis, jų manymu, galima pasitikėti.

Kitas pavyzdys yra įrodymų klastojimas. Įsivaizduokite, kad darbuotojas pasinaudoja galimybe ir ištrina el. laiškus ar failus su įkalčiais – slepia juos nuo teisininkų, priežiūros institucijų ar žmogiškųjų išteklių specialistų.

#4 Išorės saugumo grėsmės

Kenkėjiškos programos ir virusai, kaip ir išpirkos prašantys išpuoliai, visame pasaulyje pridarė daug žalos organizacijoms. Pavojus kyla ne tik įmonės reputacijai, bet ir vidinių bei klientų duomenų saugumui.

Išorinės grėsmės gali patekti per el. laiškus ir jų priedus. Ir ne visada pakanka mokyti vartotojus, į ką atkreipti dėmesį, ypač kai užkrėsti pranešimai atrodo tokie įtikinami. Ribotos „Exchange Online“ atsarginės kopijos sukūrimo/atkūrimo funkcijos nėra tinkamos rimtoms atakoms valdyti. Reguliariai daromos atsarginės kopijos padės užsitikrinti, kad atskiros jūsų duomenų kopijos nebūtų užkrėstos ir kad galėtumėte greitai jas atkurti.

#5 Teisiniai ir priežiūros institucijų reikalavimai

Kartais jums gali visai netikėtai prireikti atkurti el. laiškus, failus ar kitokio pobūdžio duomenis, kurių reikalauja teisiniai procesai. Niekas nemano, kad taip gali nutikti jam, kol vieną kartą ima ir nutinka. „Microsoft“ turi keletą integruotų saugos tinklų (bylinėjimasis ir sulaikymas). Tačiau tai nėra patikimas atsarginės duomenų kopijos sprendimas, kuris apsaugotų jūsų įmonę nuo teisinių problemų. Pavyzdžiui, naudojant atsarginį sprendimą, jei netyčia ištrinsite el. laiškus ar dokumentus prieš teisminį nagrinėjimą, galėsite juos atgauti ir įvykdyti savo teisinius įsipareigojimus. 

Teisiniai ir priežiūros institucijų reikalavimai ir prieigos taisyklės skiriasi priklausomai nuo šalies ir verslo pobūdžio, tačiau nuobaudos, baudos ir teisiniai ginčai tikrai nėra tie dalykai, kuriuos norėtumėte matyti savo dienotvarkėje ir darbų sąraše.

#6 Hibridinių el. pašto diegimas ir persikėlimas į „Office 365“

Organizacijoms, kurios įsidiegia „Office 365“, paprastai prireikia šiek tiek laiko perėjimui iš vietinio „Exchange“ į „Office 365 Exchange Online“. Kai kurie netgi palieka nedidelę dalį savo ankstesnės sistemos, kad turėtų daugiau lankstumo ir papildomos kontrolės. Šie hibridiniai el. pašto diegimai yra įprasti, tačiau kelia papildomų valdymo iššūkių.

Tinkamas „Office 365“ atsarginės kopijos sprendimas turėtų apimti hibridinių el. laiškų diegimą ir tvarkyti keitimosi duomenimis taip, kad šaltinio vieta nebūtų svarbi. Be to, turėtumėte turėti galimybę saugoti savo duomenis bet kurioje pasirinktoje vietoje, nesvarbu ar tai būtų jūsų įmonės patalpos, debesies saugykla, (pvz., „AWS S3“ ar „Azure Blob“), ar pas šios paslaugos teikėją.

#7 „Teams“ duomenų struktūra

„Microsoft Teams“ sparčiai populiarėja ir auga, didėjant nuotolinio darbo apimtims. Dabar tai yra mūsų produktyvumo visatos centras. „Microsoft“ pavertė „Teams“ vartotojo sąsaja, apimančia „Office 365“ paslaugas, pvz., „SharePoint Online“ ir „OneDrive for Business“. Šis metodas leidžia komandoms lanksčiai bendrauti ir bendradarbiauti realiuoju laiku.

Jūs turite užsitikrinti duomenų saugumą šioje platformoje, tačiau tai nėra viskas, ką turite apsaugoti. „Teams“ turi nustatymus, konfigūracijas ir narystes ir visa tai turi būti apsaugota bei turėti atkūrimo galimybę. Specialiai sukurtas atsarginis sprendimas gali apsaugoti ne tik duomenis, bet ir ryšius tarp šių nustatymų ir susijusių programų.

Labiau nei bet kada anksčiau žmonės naudoja „Teams“ platformą savo projektams ir įvairioms iniciatyvoms. Bet pabaigus projektą, jūs tikriausiai turėsite išsaugoti jo kopiją ilgalaikiams poreikiams. To reikalauti gali, pvz., teisiniai ar priežiūros institucijų reikalavimai. Dažnai atsitinka taip, kad šie „Teams“ dokumentai netyčia ištrinami arba saugomi netinkamai, todėl kai kurie failai ar esminiai dokumentai tampa nepasiekiami.

Atsarginių kopijų gali prireikti ir trumpalaikiams scenarijams. Pvz., jei darbuotojas „Teams“ pokalbyje sako kažką netinkamo, o vėliau pranešimą ištrina, atsarginė kopija padės atkurti šį pokalbį ir padarys jį prieinamą žmogiškųjų išteklių specialistams. Trečiųjų šalių atsarginių kopijų paslaugų teikėjai ne tik apsaugo nuo nežinomybės, bet ir gali pasiūlyti įvairių būdų, kaip atkurti trūkstamas ar netyčia ištrintas komandas ar kanalus.

Kaip dažnai tai nutinka? 

Tikriausiai jau aišku, kodėl kritiškai svarbu sukurti „Office 365“ duomenų atsargines kopijas. Bet jums tikriausiai vis tiek dar kirba kausimas, kaip dažnai iš tikrųjų tenka susidurti su šiais duomenų apsaugos pažeidžiamumais. Deja, tinkamiausias atsakymas yra toks: per dažnai…

„Veeam“ klientų apklausa, 2019 m. rugsėjis

Daugiau nei 1000 IT specialistų buvo paklausta, kokius duomenų praradimo atvejus jie patyrė debesyje. Vartotojų klaida/atsitiktinis ištrynimas, grėsmės saugumui ir saugojimo spragos sąraše sudarė nuo 18 iki 37 proc. 
Gąsdinanti tikrovė yra ta, kad nors „Office“ dokumentuose saugomi neskelbtini debesų duomenys, maždaug 76 proc. yra neapsaugoti atsarginėmis kopijomis. Tikimės, kad šiame įraše rasti įžvalgų ir informacijos, kuri paskatins jūsų organizaciją saugoti savo informaciją ir tinkamai kurti „Office 365“ kopijas. 

VEEAM technologija pagrįsta „Primend“ atsarginės kopijos paslauga, skirta „Microsoft 365“

Duomenų praradimas yra rimta ir brangi problema tiek didelei, tiek mažai organizacijai. Net jei ir nėra piktybiškų ketinimų, niekas nėra apdraustas nuo paprastų žmogiškųjų klaidų. Siekiant kuo labiau sumažinti duomenų apsaugos spragas ir galimus nuostolius, kaip papildoma priemonė turėtų būti atliekama reguliari duomenų atsarginė kopija. Ji padės apsaugoti nuo negrįžtamų padarinių, kuriuos gali sukelti klaidos.

Su laiku „Primend“ išbandė įvairius atsarginių kopijų tiekėjus ir jų paslaugas. Kodėl atsarginės kopijos paslaugos partneriu pasirinkome būtent VEEAM? Svarbiausia priežastis yra ta, kad atsarginių paslaugų srityje VEEAM šiandien lenkia kitus. Mums patinka, kad visa struktūra yra paprasta ir logiška, nes tai supaprastina valdymą. Licencijas galima įsigyti kas mėnesį, kaip esame įpratę su kitomis „Microsoft“ paslaugomis.

Kitas didelis privalumas yra tas, kad VEEAM suteikia galimybę kurti atsargines kopijas tiesiai „Azure Blob“ disko masyve, todėl visas atsarginės kopijos kūrimo procesas yra žymiai ekonomiškesnis, nei buvo įmanoma anksčiau. Tai savo ruožtu leidžia padaryti atsarginę kopiją visam nuomininkui vienu metu (visoms naudojamoms „Microsoft“ paslaugoms), nes duomenų, užfiksuotų naudojant VEEAM technologiją, kiekis yra labai mažas.

Daugiau apie tai galite perskaityti šiame BLOGO ĮRAŠE.

Norint užsitikrinti sklandų kasdienį darbą ir atsargines kopijas to, kas jums svarbu, jums prireiks patikimo partnerio, kuris aptars, kaip ir kokias atsargines kopijas kurti, kurį laikotarpį jas saugoti. Partneris atliks pradinę sąranką, nuolat stebės ir valdys, kad viskas iš tikrųjų veiktų taip, kaip turėtų, o prireikus atkurs duomenis. Mes esame čia, kad padėtume ir palaikytume.

Daugiau apie „Primend“ atsarginės kopijos paslaugą ir kainas skaitykite ČIA

Tas pats modelis gali būti taikomas ir atsarginių kopijų serveriams, daugiau apie tai skaitykite ČIA

Jei turite klausimų, nedvejodami susisiekite su mumis!

 

 

 

Blog